Etiqueta ao enviar E-mail Corporativo

Que o email é importante no ambiente de trabalho, apesar das inúmeras opções de ferramentas de comunicação hoje disponíveis por conta do avanço tecnológico, isso ninguém pode negar. Enviamos email para tudo na empresa, inclusive para o colega ao lado, quando um simples conversa resolveria tudo.

Claro que  há a questão da formalização da comunicação, o que ajuda a evitar aqueles probleminhas de esquecimento conveniente, ou mesmo os do tipo inocentes mesmo.

Por isso, conhecer algumas regras de etiqueta ao lidar com tão importante ferramenta de comunicação é essencial no mundo corporativo.

Ignorar suas consequências pode ocasionar o que ocorreu com a neo-zelandeza Vicki Walker, que trabalhava como contadora no ProCare Health, serviço de plano de saúde localizado na cidade de Auckland, na Nova Zelândia quando foi sumariamente demitida por ter enviado a alguns colegas de trabalho um email com palavras em caixa alta, negrito e cor vermelha.

E o pior é que seus ex-empregadores confirmaram a informação…

“A explicação da empresa para a demissão da contadora teria sido seu suposto tom rude, a ideia de que gritava no email e a perturbação que seu comportamento online causou no escritório.” (notícia veiculada pelo IG)

Não dá muito para acreditar que o problema seja simplesmente esse. Talvez teria sido a gota d’água que esperavam para demití-la.

Em todo o caso não vale a pena correr o risco de ignorar regras de etiqueta  ao se enviar um email,  porque pode-se até não ser demitido, porém pode tranquilamente minar aos poucos a imagem do profissional de modo que ofusque sua competência.

Por isso segue abaixo um conjunto de 19 regras que todo profissional deveria atentar para não cometer gafes evitáveis como o ocorrido acima:

1. Seja conciso, vá direto ao ponto
2. Mas cuidado com a brevidade, para que não falte informações essenciais
3. Use gramática adequada e pontuação.
4. Personalise de acordo com o destinatário, cuidado com templates
5. Utilize templates para respostas muito frequentes
6. Não atache arquivos desnecessários
7. Utilize estruturação e layout apropriado
8. Não abuse da opção de alta prioridade, para que não perca a importância.
9. Não escreva em caixa alta
10. Responda no próprio email recebido para que o histórico fique anexo
11. Leia o email antes de enviá-lo. Depois leia novamente e aplique um corretor
12. Não abuse da opção “Responder a todos”
13. Cuidado com abreviações e emoticons
14. Coloque um aviso legal ao fim dos emails, um disclaimer
15. Não copie uma mensagem ou anexo sem permissão
16. Não abuse do URGENTE e IMPORTANTE para não cair em descrédito
17. Não discuta assunto confidencial por email
18. Utilize um assunto (subject) que tenha sentido
19. Evite longas sentenças

No site about.com você terá acesso a todas essas dicas e mais algumas (em inglês) e  ainda um detalhamento da importância de cada uma delas. Aqui foram citadas apenas as que considerei de maior relevância para o assunto deste artigo.

FONTE: Carreiras e Certificações em TI  por Vinicius